Tem uma empresa ou é profissional dos recursos humanos? É então importante que esteja a par deste tema.
Vamos a isso!
As ajudas de custo são um apoio financeiro pago pela entidade patronal e cumprem o objetivo de cobrir, num todo ou em parte, as despesas que os colaboradores possam ter com deslocações ao serviço da empresa.
Visto que estas deslocações são realizadas esporadicamente, ou seja, não são consideradas uma rotina regular do profissional, o seu valor é variável consoante o tipo de deslocação e a duração da mesma.
É ainda importante mencionar que as ajudas de custo não são fixas, querendo isto dizer que as mesmas não fazem parte do ordenado base do colaborador.
As ajudas de custo contemplam despesas de:
- Alojamento: custos relativos com a permanência no alojamento acordado;
- Alimentação: despesas referentes às refeições realizadas durante a deslocação;
- Transporte: custos com a deslocação, gastos de combustível, portagens, paquímetros.
Para que o trabalhador possa ver o seu dinheiro ser-lhe devolvido, deve apresentar ao empregador as faturas comprovativas de pagamento, com os dados fiscais da empresa. Após a apresentação de todos os comprovativos, a entidade patronal deve proceder ao pagamento das ajudas de custo num prazo máximo de 30 dias, sendo que, em alguns casos, as ajudas de custo podem ser pagas antes da realização do serviço, como forma de adiantamento.
Uma vez que não existe nenhuma legislação sobre ajudas de custo aplicada ao setor privado, as empresas privadas podem aplicar valores diferentes daqueles que são implementados na função pública, contudo estas tendem a seguir a legislação imposta ao setor público.
Valores estipulados para 2023
Alojamento
Os valores das ajudas de custo em relação ao alojamento variam consoante o tipo de estadia (nacional ou internacional) e o cargo do trabalhador:
Estadia nacional:
- Trabalhadores em geral em funções públicas: 50,20€
- Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores: 69,19€
Estadia internacional:
- Trabalhadores em geral em funções públicas: 89,35€
- Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores: 100,24€
Alimentação
As ajudas de custo no caso da alimentação têm como referência o subsídio de refeição, que em 2023 é de 6€ por dia. Ainda assim, se o pagamento for feito em cartão de alimentação ou vales de refeição, as empresas estão isentas de pagamento de IRS até ao valor de 9,60€. Caso o pagamento seja feito em dinheiro, o limite de isenção mantém-se nos 6€.
Transporte
O valor do subsídio de transporte varia consoante o transporte utilizado e o valor por cada quilómetro percorrido no meio de transporte estipulado.
- Transporte em veículo próprio: 0,36€/Km
- Transporte em veículo motorizado não automóvel: 0,14€/Km
- Transportes Públicos: 0,11€/Km
Se a escolha recair sobre um carro alugado, o valor varia consoante o número de trabalhadores e por quilómetro:
- Um funcionário: 0,34€/Km
- Dois funcionários: 0,14€/pessoa/Km
- Três ou mais funcionários: 0,11€/pessoa/Km
Ajudas de Custo com Deslocações
De acordo com a legislação, existem dois tipos de deslocações sobre as quais são pagas ajudas de custo:
- Deslocações diárias: realizam-se num período de 24 horas
- Deslocações por dias sucessivos: realizam-se num período superior a 24 horas.
Sendo que, os trabalhadores só têm direito a este abono nas deslocações diárias que se realizem além dos 20 km do local habitual de trabalho e, nas deslocações por dias sucessivos, além dos 50 km.
Deslocações Diárias
Quando falamos em deslocações diárias o valor é o seguinte:
- 25% – Caso abranja, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14 horas ou entre as 20 e as 21 horas.
- 50% – Caso implique alojamento (caso o funcionário não tenha meios para regressar a casa até às 22 horas).
Deslocações por dias sucessivos
Perante esta situação, o valor depende das horas de partida e chegada.
No dia da partida:
- 100% – Se a partida acontecer até às 13 horas;
- 75% – Se a partida acontecer entre as 13 e as 21 horas;
- 50% – Se a partida acontecer após as 21 horas.
No dia da chegada:
- 0% – Se a chegada acontecer até às 13 horas;
- 25% – Se a chegada acontecer entre as 13 e as 21 horas;
- 50% – Se a chegada acontecer após as 20 horas.
Nos restantes dias, o abono é pago na totalidade, ou seja, a 100%.
As ajudas de custo estão sujeitas a impostos?
IRS
Como vimos anteriormente, uma vez que não existe legislação em vigor para o setor privado, os valores máximos para a isenção de impostos são os de referência para o setor público.
Se a empresa pretender remunerar o colaborador com um montante que exceda os valores tabelados para o setor público, esse excedente terá de ser tributado em sede de IRS como rendimentos da categoria A. Esses valores devem constar nos recibos de vencimento.
Tributação Autónoma
A tributação autónoma é uma tributação adicional aplicável a todos os sujeitos passivos, tanto de IRC como de IRS, que incide sobre despesas específicas.
As ajudas de custo estão sujeitas a uma tributação autónoma à taxa de 5%. No entanto, tal só se verifica quando as despesas financeiras suportadas não são totalmente faturadas aos clientes, ou quando não são tributadas na esfera dos trabalhadores em sede de IRS.
